Kuaför programı: Müşteri, hizmet koltuğu ve personel akışını hızlandırın

Kuaförde randevu talebinin önemli bölümü mesajla gelir: Instagram’dan, WhatsApp’tan, bazen arama yoluyla. Online randevu linkini biyografiye ve mesaj şablonlarına koyduğunuzda müşteri hizmeti ve saati kendisi seçer; siz her mesaja boş saat sayarak cevap yazmazsınız. Sayfa telefon tarayıcısında açılır, uygulama indirmeyi gerektirmez ve Türkçe, İngilizce ya da Rusça gösterilebilir.

Randevu sayfasında müşterinin kuaför seçip seçemeyeceğini, fiyatların görünüp görünmeyeceğini ve en erken ile en geç ne zaman randevu alınabileceğini siz belirlersiniz. Seçilen hizmetlerin süreleri toplanarak uygun saat aralıkları gösterilir. Gelen randevu anında kesinleşmez; panonuza talep olarak düşer ve onayınızla randevuya dönüşür.

Randevu ekranında onay, hatırlatma ve iptal için hazır metinler bulunur. Düğmeye bastığınızda müşterinin numarasıyla WhatsApp açılır; metinde salon adı, hizmet, saat ve varsa randevu bağlantısı yazılıdır. Mesajı siz gönderirsiniz, yani sistem sizin yerinize otomatik WhatsApp atmaz. Bu, müşteriyle yazışmayı kendi hattınızdan sürdürmenizi sağlar.

Otomatik çalışan kısım bildirimdir: randevudan kısa süre önce (varsayılan yaklaşık 15 dakika) ilgili personele ve yöneticilere, online linkten randevu alıp bildirime izin vermiş müşteriye web bildirimi gider. Ayrıca bakım hatırlatması açıksa, bir hizmetin tekrar zamanı yaklaşan müşteri için hazır WhatsApp mesajı önünüze gelir; örneğin düzenli yapılan bir bakım için.

Kuaförde fatura talebi çoğunlukla ürün satışında veya kurumsal müşteride gelir. IyziSalon’da fatura adisyondan oluşturulur: hizmet ve ürün kalemleri, indirim, vergi ve toplam satış kaydından alınır ve yeniden elle yazılmaz. Paketle karşılanan sıfır ücretli seans ücretli kalem gibi faturaya yansımaz.

e-Fatura ve e-Arşiv isteğe bağlı ek hizmettir: yıllık 3.600 TL (aylık 360 TL), KDV dahil. Desteklenen sağlayıcı hesabı ve yapılandırma gerekir. Hangi belgeyi kesmeniz gerektiğini mali müşavirinize danışın.

Kuaförde “bir randevu” çoğu zaman tek işlem değildir: kesim, ardından boya, bekleme, fön. Programın bu zinciri iki ayrı randevuya bölmesi ya da tek personele yazması günü bozar. IyziSalon’da randevu birden fazla hizmet satırı içerir ve her satır kendi personeline atanır; toplam süre hizmet sürelerinden çıkar, takvimde ilgili personelin dolu saati olarak görünür.

Randevu panosu günlük ve haftalık görünür, personel ve hizmete göre filtrelenir. Yoğun saatlerde hangi koltuğun boşaldığını, kimin ardışık iş aldığını hızlıca görür; telefondaki müşteriye uygun saati panoya bakarak söylersiniz.

Müşteri kartında önceki hizmetler, notlar, paketler ve açık bakiye durur. Bir müşteri tekrar geldiğinde önceki işlemi ve notu karttan okur, aynı yanlışı tekrar sormazsınız. Ürün satışı hizmetle aynı adisyondadır, stok ürün satıldıkça düşer ve alım kayıtlarıyla birlikte izlenir.

Personel primi tamamlanan hizmetlere bağlıdır. Ay sonunda hangi personelin ne kadar iş yaptığı raporda hazırdır; prim kurallarını kurmadan önce ücretsiz hizmet fiyatlandırma ve personel prim hesaplama araçlarımızla örnek senaryo deneyebilirsiniz.

Bir müşteri online linkten saç kesimi ve boya seçerek talep bırakır. Siz talebi panoda görürsünüz; kesim bir kuaföre, boya diğerine atanır ve toplam süre iki hizmetin süresinden hesaplanır. Onayladığınızda randevu iki personelin takviminde ilgili saatlerde görünür.

Müşteri geldiğinde randevu adisyona taşınır; boya sırasında kullanılan ürün ya da satılan bakım ürünü aynı adisyona eklenir. Ödeme alınınca açık tutar kalmadıysa adisyon kapanır; kalan varsa müşteri bakiyesinde görünür. Hizmetler her iki personelin primine kendi payıyla yansır. Bu örnek yalnızca akışı gösterir.

Deneme hesabında işletme türü olarak kuaförü seçersiniz; örnek veriyle başlamak ekranları tanımanızı kolaylaştırır, boş hesap ise kendi verinizle başlamak içindir. İlk iş hizmet listesini (kesim, boya, fön, bakım) süreleri ve fiyatlarıyla girmek, kuaförleri personel olarak eklemek ve çalışma saatlerini tanımlamaktır.

Sonra online randevuyu sistem ayarlarından açar, hangi hizmetlerin linkte görüneceğini hizmet bazında seçer ve linki kopyalarsınız. Kendi telefonunuzdan bir test talebi bırakıp panoda onaylayın, adisyona çevirin. İlk hafta bu akışı gerçek bir iki müşteriyle yürüttüğünüzde, programın günlük işinize uyup uymadığını net görürsünüz.