Spa yönetim programı: Oda, terapist, paket ve checkout akışını yönetin

Spa randevusu çoğu zaman önceden planlanır: hafta sonu masajı, hediye paketi, özel gün bakımı. Online randevu linki bu planlamayı müşterinin eline verir. Linki web sitenize, Instagram biyografinize ve Google işletme profilinize koyarsınız; müşteri telefon tarayıcısından hizmeti seçer ve çalışma saatlerinize göre uygun saatleri görür. Sayfa Türkçe, İngilizce ve Rusça gösterilebilir; yabancı misafirler için bu önemli olabilir.

Terapist seçiminin açık olup olmayacağını, fiyatın görünüp görünmeyeceğini ve en erken ile en geç randevu aralığını siz ayarlarsınız. Talep anında kesinleşmez; panonuza düşer ve siz oda ile terapist uygunluğunu görerek onaylarsınız. Böylece online randevu odanın çifte kullanımına yol açmaz.

Randevu ekranından onay, hatırlatma ve iptal için hazır WhatsApp metnini açabilirsiniz; salon adı, hizmet, saat ve varsa randevu bağlantısı metne eklenir. Gönder tuşuna siz basarsınız, sistem WhatsApp’tan kendiliğinden mesaj atmaz. Yaklaşan randevu için varsayılan olarak yaklaşık 15 dakika önce ilgili personel ve yöneticilere web bildirimi gider; online linkten randevu alıp bildirime izin veren müşteriye de bildirim düşer.

Düzenli bakım gerektiren hizmetlerde bakım hatırlatması ayarını açabilirsiniz. Tamamlanan hizmetin tekrar zamanı yaklaşan müşteriler listelenir ve hazır mesajla ulaşırsınız. Ayar isteğe bağlıdır.

Spa işletmelerinde kurumsal müşteri, otel misafiri ya da hediye paketi alan müşteri fatura isteyebilir. IyziSalon’da fatura satış kaydından başlar: hizmet, paket ve ürün kalemleri, indirim, vergi ve toplam adisyondan alınır. Fatura durumu satış detayından izlenir.

e-Fatura / e-Arşiv isteğe bağlı ek hizmettir: yıllık 3.600 TL (aylık 360 TL), KDV dahil. Desteklenen sağlayıcı hesabı ve yapılandırma gerekir; hangi belgeyi düzenleyeceğinizi mali müşavirinize danışın.

Spa’da yalnızca terapistin değil, odanın da müsait olması gerekir. IyziSalon’da kaynaklar cihaz, oda, istasyon ya da diğer olarak tanımlanır; hizmet satırına terapist ve kaynak birlikte bağlanır. Aynı kaynak çakışan zaman aralığında ikinci randevuya verilemez.

Randevu panosu günü ve haftayı personel bazında gösterir; personel ve hizmet filtresiyle yoğun saatlerde hangi terapistin boşaldığı görülür. Böylece telefondaki müşteriye cevap vermek için deftere bakmak zorunda kalmazsınız.

Paket tanımı, satış ve kullanım ayrı kayıtlardır ama birbirine bağlıdır. Müşteri bir masaj paketini satın aldığında paket hakkı kartında görünür, her seansta düşer. Tek seferlik hizmetler paket kullanımından ayrı işlenir; ikisi aynı geçmişte birleşir.

Müşteri notları ve önceki işlemler kartta saklandığı için tekrar gelen misafirin tercihini hatırlamak kolaylaşır. Paket fiyatını belirlerken kâr marjını görmek için ücretsiz paket seans kâr hesaplama aracımızı deneyebilirsiniz.

Bir müşteri online linkten iki kişilik bir masaj için iki hizmet seçip talep bırakır. Panoda talebi görürsünüz; iki terapist ve iki oda aynı saatte uygun mu diye bakar, uygunsa onaylarsınız. Uygun değilse başka bir saat önerirsiniz. Sistem aynı odayı çakışan saatte ikinci kez vermez.

Müşteriler geldiğinde seanslar başlar; hizmet bitince ödeme alınır ve checkout kapanır. Müşteri bir paket almışsa kullanım paketten düşer. Hizmet müşteri geçmişine işlenir; terapistlerin primi kendi payına göre güncellenir. Bu örnek yalnızca akışı gösterir; rakam vaat etmez.

Deneme hesabında işletme türü olarak spayı seçersiniz. İlk adım hizmetlerinizi (masaj, bakım) süre ve fiyatlarıyla tanımlamak, terapistleri personel olarak eklemek ve odaları kaynak olarak girmektir. Paket satıyorsanız paketleri de tanımlarsınız.

Çalışma günleri ve saatleri girildikten sonra online randevuyu sistem ayarlarından açar, hizmetlerin hangilerinin linkte görüneceğini seçer ve linki kopyalarsınız. Terapist seçimini açık ya da kapalı bırakabilirsiniz. Kendi telefonunuzdan bir test talebi gönderin, panoda onaylayın, seansı tamamlayıp checkout’u kapatın. Oda çakışmasını denemek için aynı saate ikinci bir test talebi vermek de faydalıdır.