Güzellik Salonunda Alerji ve Hassasiyet Kaydı Nasıl Tutulur?

IyziSalon ürün ekibi · Yayın 12 Ekim 2026

Alerji ve hassasiyet kaydı salonu ve müşteriyi korur. Hangi bilgiler alınır, yama testi nasıl kaydedilir, KVKK açısından nelere dikkat edilir?

Boya, kalıcı oje, kirpik uzatma, lazer, cilt bakımı: salondaki pek çok işlem kimyasal ürün veya cihaz kullanır. Müşterilerin bir kısmı belirli maddelere duyarlıdır. Bunu bilmeden yapılan bir işlem, yalnızca kötü bir deneyim değil, ciddi bir sağlık sorunu ve hukuki bir mesele olabilir.

Bu yazı tıbbi bir rehber değildir; salon açısından kayıt düzenine odaklanır. Sağlıkla ilgili değerlendirme için müşteriyi uzmanına yönlendirmek her zaman doğru yoldur.

Neden yazılı kayıt gerekir?

• Hafızaya güvenilmez. Üç aydır gelen müşterinin alerjisini hatırlamak, ekip değişse zorlaşır.
• Herkes aynı bilgiyi görmeli. Randevuyu alan, işlemi yapan ve yerine bakan kişi farklı olabilir.
• İspat gerektiğinde belge. Yama testi yapıldığını ve sonucunu gösteren bir kayıt, sizi de müşteriyi de korur.
• Müşteriye güven. "Geçen sefer böyle bir tepki vermiştiniz, bu sefer farklı ürün seçelim" cümlesi profesyonellik gösterir.

Hangi bilgiler kaydedilir?

Amaç, gereğinden fazla veri toplamak değil, işlem güvenliği için gerekeni toplamaktır.

Madde adı yazarken müşterinin söylediği ifadeyi olduğu gibi kaydetmek yerine, mümkünse ürün veya bileşen adını doğru yazın. Bilmiyorsa "müşteri bildirimi" olarak belirtin; tahmin eklemeyin.

Yama testi nasıl kaydedilir?

Bazı işlemlerden önce (özellikle boya) yama testi uygulanır. Kayıtta bulunması gerekenler:

1. Testin tarihi ve saati.
2. Test edilen ürün (marka, ton).
3. Uygulama bölgesi.
4. Okuma zamanı (örneğin 48 saat sonra).
5. Sonuç: tepki var mı, yok mu?
6. Testi uygulayan ve sonucu okuyan kişi.

Örnek (varsayımsal kayıt):

12.10.2026 - Boya yama testi - Ürün: X markası, 5.0 - Bölge: kulak arkası - Okuma: 14.10.2026 - Sonuç: reaksiyon yok - Kaydeden: Zeynep

Yama testi sonucunun geçerlilik süresi ve tekrar sıklığı ürün üreticisinin talimatına ve uzmanın görüşüne göre belirlenir; bu bilgiyi kendi protokolünüze üreticinin yazılı yönergesinden alın.

Randevu öncesi nasıl sorulur?

Müşteriye ilk geldiğinde kısa bir form sunun. Soruları sade tutun:

• Daha önce bir saç boyası, oje, kozmetik ürün veya cihaz işlemine karşı tepki gösterdiniz mi?
• Bilinen bir alerjiniz var mı?
• Hamilelik, emzirme veya düzenli kullandığınız bir ilaç gibi işlemi etkileyebilecek bir durum var mı?
• Son zamanlarda cildinizde tahriş, yara veya enfeksiyon oldu mu?

"Hayır" cevabı da kayıtlı olmalı. Gelecek bir tartışmada "sorduk, hayır dedi" demek önemli bir belgedir.

Kayıt işlem anında görünür olmalı

Alerji bilgisi çekmecedeki kâğıtta ise işe yaramaz; işlemden hemen önce uzmanın önüne gelmeli. İdeal durum:

• Müşteri kartı açıldığında alerji ve hassasiyet kayıtları belirgin olarak görünür.
• Randevu alınırken de uyarı verir.
• Ekibin kimin neyi yazdığı izlenebilir.

IyziSalon müşteri kartında alerji ve hassasiyet kaydı tarih, konu, sonuç ve not alanlarıyla tutulur; kaydı kimin oluşturduğu da saklanır. Müşteri yönetimi sayfasından genel kart yapısını görebilirsiniz.

KVKK açısından dikkat edilecekler

Alerji ve sağlık bilgisi, KVKK kapsamında özel nitelikli kişisel veri sayılabilir. Bu nedenle:

• Gerekli olanı toplayın. İşlem güvenliğiyle ilgisi olmayan sağlık bilgisi sormayın.
• Aydınlatma yapın. Verinin neden toplandığını, nasıl saklanacağını müşteriye söyleyin ve gerekli metni bulundurun.
• Erişimi sınırlandırın. Yalnızca işlemle ilgili ekip görmeli; yetkilendirme rolleri kullanın. Ekip ve yetki yönetimi bu ihtiyaç için vardır.
• Saklama süresi belirleyin. Gereksiz yere sonsuza kadar tutmayın.
• Güvenli saklayın. Kâğıt formlar kilitli yerde, dijital kayıtlar yetkili girişlerle tutulmalıdır.

Hukuki yükümlülüklerin ayrıntısı işletmenize göre değişir; veri sorumlusu olarak yükümlülüklerinizi bir uzmanla netleştirin. Platform tarafındaki yaklaşım için KVKK ve güvenlik sayfalarına bakabilirsiniz.

Tepki olursa ne yapılır?

İşlem sırasında ya da sonrasında tepki görürseniz:

1. İşlemi durdurun ve müşteriyi sakinleştirin.
2. Ürünü kaldırın; müşteriyi bir sağlık uzmanına yönlendirin.
3. Olayı hemen kaydedin: ne zaman, hangi ürün, hangi belirti, ne yapıldı.
4. Müşteri kartına hassasiyet kaydı ekleyin ki aynı ürün yeniden kullanılmasın.
5. Kullanılan ürünün parti ve marka bilgisini saklayın.

Ekibe ortak protokol yazın

Alerji kaydı, herkes aynı şekilde uygularsa işe yarar. Bir sayfalık sade bir protokol hazırlayın: ilk ziyarette hangi sorular sorulur, hangi hizmetlerde yama testi yapılır, sonuç kimin tarafından okunur, tepki görülürse kime haber verilir, kayıt nereye yazılır. Protokolü yeni gelen personele ilk gün verin. Böylece bilgi bir kişinin hafızasına değil, salonun düzenine bağlı olur.

Protokolde görev dağılımı da bulunmalı. Resepsiyon formu verir ve kaydı açar, uzman işlemden önce kartı kontrol eder, yönetici tepki durumunda süreci yönetir. Her adımın sahibi belli olduğunda "ben sandım ki sen sordun" durumu yaşanmaz.

Hassasiyet kaydını güncel tutun

Alerji bilgisi bir kez yazılıp unutulacak bir şey değildir. Hamilelik, yeni bir ilaç ya da cilt durumundaki değişiklik gibi sebeplerle müşterinin durumu zamanla değişebilir. Her ziyaretin başında tek bir soru yeterlidir: "Son gelişinizden beri kullandığınız yeni bir ilaç ya da yaşadığınız bir tepki var mı?" Cevap kayda geçmeli; değişiklik varsa kart güncellenmeli. Bu alışkanlık, çok az emekle çok büyük bir güvenlik katmanı sağlar.

Alerji kaydı kontrol listesi

• İlk ziyarette kısa alerji ve hassasiyet sorusu soruluyor mu?
• "Yok" cevabı da kayıtlı mı?
• Yama testi tarih, ürün, bölge ve sonuçla yazılıyor mu?
• Kayıt, işlemden önce uzmanın önünde mi?
• Kayda erişim yetkiyle sınırlı mı?
• Müşteriye aydınlatma yapıldı mı?
• Tepki kaydı sonraki randevulara uyarı olarak yansıyor mu?

Sık sorulan sorular

Alerji bilgisini müşteriden yazılı onayla mı almalıyım?

Aydınlatma ve gerektiğinde rıza süreçlerini KVKK'ya göre yürütmelisiniz. Hangi durumda yazılı rıza gerektiği için hukuk danışmanınıza sorun.

Müşteri alerjisi olmadığını söylerse yama testi gerekmez mi?

Ürünün üreticisi ve uzmanın değerlendirmesi belirler. Boya gibi riskli ürünlerde yama testi önerisi yaygındır; protokolünüzü üretici yönergesine göre belirleyin.

Kayıt tutmak müşteriyi korkutur mu?

Genellikle tersi olur: özenli bir salon izlenimi verir. Soruları kısa ve nazik biçimde sorun, nedenini açıklayın.

Sonuç

Alerji ve hassasiyet kaydı küçük bir emek, büyük bir güvencedir. Sade bir form, yama testi kaydı, ekibin göreceği bir yerde tutulan bilgi ve KVKK'ya uygun saklama; hepsi bu kadar. IyziSalon'u ücretsiz deneyin ve müşteri kartında kaydı kendiniz görün; güzellik salonlarına yönelik çözüm için güzellik salonu programı sayfasına bakın.